Approche de la gestion documentaire

Historique de la Gestion Documentaire

Voici un rapide historique de la gestion documentaire à travers les âges des techniques manuelles aux systèmes numériques :

1876 : Classification de Dewey


La classification décimale de Dewey est une système permettant d'organiser l’ensemble du savoir humain à l’intérieur d’une bibliothèque. Ce système a été développé par Melvil Dewey en 1876. Elle a été complétée et perfectionnée par la classification décimale universelle développée par Henri La Fontaine et Paul Otlet.

Exemple :
  • 600 - Techniques
    • 640 - Vie domestique
      • 641 - Alimentation
        • 641.5 - Cuisine
          • 641.57 - Cuisine pour les collectivités

1898 : The Filing Cabinet


Le classeur vertical en francais, plus ou moins en usage aujourd'hui a été inventé par Edwin G. Seibels en 1898. Il a inventé un système de classement vertical qui a révolutionné la tenue des dossiers.
Auparavant, les entreprises conservaient les documents dans des enveloppes, stockées elles-mêmes, dans des tableaux de casiers qui tapissent souvent un mur. Trouver, ouvrir les enveloppes et le déroulement des papiers étaient pénibles et inefficaces. 

1906 : Microfiches

La microfiche est l'un des plus compacts supports de stockage analogiques couramment utilisés. Elle est utilisée en règle générale dans les institutions (comme les bibliothèques universitaires) qui ne peuvent disposer de l'espace nécessaire au stockage des documents papiers correspondants.
En 1906, Paul Otlet et Robert Goldschmidt inventent la microfiche normalisée pour gérer la documentation. Chaque microfiche contient de 100 à 130 pages environ en fonction de la taille de l'original. Une collection de 20 000 microfiches, soit de 10 000 à 20 000 livres, tient dans un meuble de 1,5 x 0,5 x 2 mètres. Certaines sociétés sont spécialisées dans la fourniture de telles collections.

Depuis 1970 : La dématérialisation

La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisé à leur entrée.
Utilisé dans les échanges sur les places de marchés boursières, dans les échanges entre entreprises (ex: EDI, EDIFACT) ou entre l’Etat et les administrés (ex: impôts en ligne, appels d’offres...). Dans bien des secteurs, on conserve une dualité papier/numérique, avec transformation de l’un à l’autre (scan/impression).

1981 : Le groupware

Processus humain et organisationnel du travail en groupe et outils technologiques nécessaires à l’accomplissement de ce travail. Concrètement: messagerie + agenda partagé + dossiers partagés + conférence

Exemples : Lotus Notes, MS Exchange, Google Apps

1984 et 1988 : Le disque partagé


NFS (Sun): 1984 et SMB (Microsoft): 1988. 
Encore le moyen dominant pour partager des documents dans les entreprises, ce système permet de partager des données à travers un réseau. Le terme désigne souvent l'ordinateur (serveur) hébergeant le service applicatif. Il possède généralement une grande quantité d'espace disque où sont déposés des fichiers. Les utilisateurs peuvent ensuite les récupérer au moyen d'un protocole de partage de fichier.

1990 : La GED

Indexation de documents stockés physiquement hors du système informatique (bibliothèques, archives physiques, microfiches) Numérisation sur disques optiques (COLD). Système désignant un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. 
Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

Vers 1995 : Le Web

1998 : Google 

2000 : L’ECM

Gère l'ensemble des contenus d'une organisation. Il s'agit de prendre en compte sous forme électronique les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. 

Apparaît comme la convergence de plusieurs technologies liées aux documents: GED, WCM, DAM, etc.
Idée de remplacer des solutions ponctuelles de gestion du contenu ou de l’information par une infrastructure structurante

2010 : Les tablettes et liseuses ?????

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