Approche de la gestion documentaire

Le concept d'ECM

Qu'est ce qu'un système ECM ?

L'ECM (Enterprise Content Management) ou la gestion de contenu d’entreprise rassemble les solutions logicielles qui proposent des fonctions à même de gérer les processus documentaires au sein d'une organisation.

Couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'information non structurée c'est prendre en compte (acquérir, capturer) les informations électroniques (structurées ou documentaires) pour les gérer (stockage, édition, diffusion) en répondant aux exigences des utilisateurs (ergonomie, fonctionnalité) aux processus de l’organisation (sécurité, fiabilité, processus).

L’ECM peut servir de support à une démarche de gestion des connaissances: percevoir, identifier, analyser, organiser, mémoriser, et partager des connaissances entre les membres de l’organisation, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (ex: marketing, R&D) ou acquis de l'extérieur (ex: intelligence économique) en vue d'atteindre l'objectif fixé.

Les spécifications d'un ECM

Bien que couvrant essentiellement le domaine technique, l'ECM intègre ou se réfère donc à une part importante de méthodes et de modélisation.

GED (Gestion Electronique de Document) : gestion de la production et de
l’organisation documentaire de l’entreprise

WCM (Web Content Management) : gestion de sites web frontoffice

DAM (Digital Asset Management) : photothèque / vidéothèque

Ce schéma vise à positionner les domaines de la GED, du DAM, du WCM et de l’ECM, les uns par rapport aux autres et vis-à-vis d’un certain nombre de domaines connexes.

Voici quelques notions revrouvées dans un ECM :

GED : Prendre en charge le stockage, le partage et la restitution de documents électroniques. C’est le systèmes qui gère les documents avec un fond et une forme.
WCM : Prendre en charge la rédaction, la validation et la mise en ligne de contenus à destination de sites web.
DAM : Permettre la gestion des contenus numériques, au travers de fonctions de conception, diffusion, utilisation, recherche et archivage.
Intégration d’application : Permettre de formaliser et de fluidifier des processus
Record Management ou Versionnage et Archivage : Permettre de gérer les phases de vie des documents après leur période d’utilité, trois type d'archives :

Archives courantes : entre la création du document et la fin de son usage courant.
Archives intermédiaires : entre la fin de l’usage courant et l’échéance légale de conservation.
Archives définitives : conservation définitive des documents à valeur historique, après l’application d’une règle de sort final, et la destruction des documents sans valeur historique.

Travail Collaboratif : Faciliter le travail de groupes de personnes au moyen d’outils dédiés
Recherche et Indexation : Permettre de retrouver une information existante grâce à des techniques d’indexation appliquées aux contenus d’entreprise (“google pour l’intranet”)
Case Management : Gestion de dossiers complexes impliquant plusieurs documents et plusieurs acteurs

La capacité pour une solution d’ECM ou de GED à s’intégrer à un système d'informations est une qualité importante. Notamment, lorsque le service informatique de votre organisation ne souhaite pas agréger dans une seule application l’ensemble des solutions d’accès à l’information. Les solutions de GED étaient initialement orientées vers la gestion de fichiers, puis vers la prise en compte de documents spécifiques, avec une typologie de plus en plus large (mail, formulaire, image, vidéo…). Leur évolution naturelle est donc de s'intégrer de mieux en mieux aux processus de gestion documentaire, notamment par une meilleure prise en compte du contexte d'édition et de la structure des fichiers documents (MS Word, Open Document, PDF...) qui permettra, demain, de traiter les documents comme une agrégation de contenus.

L’évolution de la couverture fonctionnelle des solutions de GED tend à résoudre différents problèmes liés aux usages. D’une part en intégrant la gestion des contenus structurés en parallèle de celle des contenus documentaires (on parle parfois de contenu semi-structuré) et d’autre part en permettant la réalisation d’actions collaboratives poussées.

L’ECM recouvre le périmètre de la GED et l’étend aux autres contenus d’entreprise, notamment les contenus Web (WCM), voire les contenus gérés par des applications tierces, on parle alors de fédération.

L’évolution dans la gestion des contenus suit deux logiques bien distinctes : d’une part, un élargissement en termes de contenus gérés et, d’autre part, une adaptation des méthodes de gestion à ces contenus, dérivées de la gestion documentaire. On constate, en effet, que nombre des méthodes de l’ECM sont issues de la GED. Un contenu est souvent considéré comme un fichier (ou un ensemble de fichiers) et les actions que l’on applique s’apparentent à celles qu’un utilisateur est familiarisé à appliquer sur des documents.

Le cycle de vie d'un document

Le cycle de vie d'un document dans un systeme ECM se raproche beaucoup de celui de la GED expliqué précédemment du fait qu'une GED est obligatoirement présente dans un ECM. En revanche, le processus est beaucoup plus complexe. C'est pour cela que nous allons reprendre celui de la GED en ajoutant des étapes.

Comme pour la ged il y a les quatres grandes étapes qui sont :

La Création
La Gestion
La Diffusion
La Conservation

1 . CRÉATION

La brique création est constituée de quatre étapes : création même du document, enregistrement, classement et indexation.

CREATION DU DOCUMENT
La création peut résulter d'un traitement automatisé (ex. production de factures) ou nécessiter l'intervention d'un agent (ex. rédaction de courrier, numérisation de documents).

ENREGI STREM ENT
L'enregistrement peut répondre à deux besoins complémentaires : la mémorisation du document pour des utilisations ultérieures (consultation, diffusion, archivage) ou le déclenchement d'un cycle de revue et validation.

CLASSEMENT
Le classement consiste à ranger le document dans un espace informatique accessible aux utilisateurs prévus. L'organisation du rangement doi être compatible avec le plan de classement. Le classement peut être réalisé automatiquement en s'appuyant sur les métadonnées du document ou nécessite l'intervention d'un agent.

INDEXATION
L'indexation consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d'accès pour retrouver le document dans le système de classement. Le choix des expressions peut résulter d'un traitement informatique analysant le contenu du document (ex. indexation du texte intégral) ou d'un processus humain consistant à tagger le document.

2. GESTION

La brique gestion recouvre tout ce qui se passe sur le document après sa création. Quatre mots-clés la caractérisent : sécurité et
droits d'accès, administration, variation et évolution.

SECURITE ET DROITS D'ACCES
Il s'agit de la capacité à rendre le document accessible aux personnes autorisées. Cela passe par des opérations de chiffrement ou de cryptage, de restriction d'actions sur le contenu ou d'occultation de champs.

ADMINISTRATION
Il s'agit du suivi des opérations de gestion concernant le document numérique (attribution, localisation, ...) qui peuvent se traduire par la modification des métadonnées du document liées au système de gestion.

VARIATION
Il s'agit de modiﬁcations du document numérique, sans incidence sur son contenu informationnel qui peuvent nécessiter le suivi et l'enregistrement de la traçabilité, du changement d'état ou de statut.

EVOLUTION
Il s'agit de modiﬁcations du document numérique avec incidence sur son contenu informationnel. C'est-à-dire la gestion et le suivi du niveau de ﬁdélité au contenu informationnel, des versions et des états intermédiaires.

3. DIFFUSION

La diffusion du document est un processus de restitution. Elle se fait après extraction depuis les bases de stockage ou de conservation selon deux modes principaux : une mise à disposition (ou mode pull : exécution apres connexion et accès en ligne aux bases) une distrlbution (ou mode push : transfert systématique des documents à des destinataires préalablement identiﬁés).

MODES D'ACCES
Les modes d'accès sont définis et décrits dans des annuaires, réglementant les accès aux documents ou la capacité à organiser leurs transferts.

CONDITIONNEMENT
Il s'agit de la mise en forme du document pour l'adapter à son mode de diffusion, notamment : le choix du taux de compression, la maîtrise des conversions, du cryptage et du formatage. Ces choix doivent être perennes et perrmettre la meilleure lisibilité pour les utilisateurs, en répondant à des normes ou à des référentiels adaptés.

TRANSMISSION
Opération obligatoire en mode push. La diffusion englobe ici la notion de réversibilité, c'est-à-dire la restitution en vue d'une réintégration dans un autre système de conservation.

4. CONSERVATION

La brique conservation a pour objet de maintenir dans le temps la lisibilité du document numérique et de ses composants (attributs de présentation, métadonnées, contenu). La conservation a d'importantes ﬁnalités : prouver, mémoriser, comprendre, communiquer.

Exemple d'ECM

Voici un exemple concret de système ECM. On observe en haut tous les systèmes d'aquisition de l'information (document), en dessous les différents systèmes de gestion qui fonctionnent en synergie avec des processus définissant des règles strictes de gestion des documents, et pour finir en bas avec la consultation, l'archivage et les processus de fin de vie des documents en fonction de l'état du document.

On retrouve bien ici les différentes étapes du cycle de vie d'un document précédemment vu.