Approche de la gestion documentaire
Le concept de la GED
Qu'est ce qu'un système GED ?
Le terme de GED (gestion électronique de documents) apparaît dans les années 80. Son objectif initial est la gestion de l'archivage de documentations papiers, puis électronique, par la gestion de métadonnées. Le terme de GEIDE pour Gestion Electronique de l’Information et du Document existant est promu en 1994 pour ancrer la gestion des formats électroniques et le passage à la numérisation/dématérialisation (images scannées, PDF, ...).C'est une système installé sur un serveur, permettant d’assurer la gestion des documents électroniques qui y sont hébergés. C'est un ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document. La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès et de consultation des documents. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.
Une solution de GED est donc mise en œuvre pour répondre aux besoins des utilisateurs. Son objectif premier est de faciliter l’accès aux documents par les membres de l’entreprise. Par conséquent, les fonctionnalités de recherche, la gestion des accès aux documents et les processus de publication sont les principales fonctionnalités d’un système de GED.En revanche, les documents présents dans la base documentaire d’un système d’archivage ont pour but de constituer un ensemble exhaustif de documents de preuves pour l’entreprise. Pour cette raison, les documents ne doivent pas subir de modification, le contexte de création du document doit être transparent (auteur, date, motif, destinataire).
Qu’est-ce qu’un document électronique ?
On désigne par document électronique une image, un fichier son, un fichier texte, un tableau électronique (issu d’un tableur), etc… pouvant être manipulé par un ordinateur. 
Ce process englobe l’acquisition du document papier et sa transformation en document électronique. Le processus de GED peut être décomposé sous forme de 4 étapes :
- L’acquisition des documents
- La gestion des documents
- Le stockage des documents
- La diffusion des documents
La création du
document numérique. Il peut être le
résultat d’un traitement automatisé
(création directement sous forme numérique), ou
le résultat d’une numérisation de
documents papiers. Dans ce cas, il est nécessaire
d’avoir des consignes pour la création et la mise
en forme du document pour pouvoir en garantir l’exploitation
ultérieure.
2. La gestion :
La gestion concerne les
opérations qui interviennent sur le document
après sa création. On parle souvent de
sécurité et de doits d’accès
(cela peut passer par des opérations de cryptage, de
restriction d’actions sur le contenu ou
d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le
document accessible aux personnes autorisées. Le document
numérique étant facilement reproductible et
modifiable, il est également nécessaire de
pouvoir gérer les différentes versions de ce
document.
3. Le stockage :
L’objectif de la
conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de
comprendre et de communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la
lisibilité des documents numériques et de ses
composants. Cela implique un choix de formats judicieux.
4. La diffusion :
La diffusion c’est la mise à disposition des documents que
l’utilisateur va chercher dans la base. Il doit alors
se connecter au système de GED. Il lui est
possible de visualiser les documents après une recherche et
une sélection (si celui-ci est autorisé
à accéder au document).
La gestion documentaire permet de :
- Rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail
- Limiter au minimum la circulation des documents papiers afin d’éviter les pertes des données
- Rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation
- Eviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour
- Sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers
- Favoriser la sauvegarde des documents sensibles.
Modélisation d'un système GED
Cet entrepôt s'appuie généralement sur une couche de persistance distincte (base de données et / ou système de fichiers) pour le stockage physique des documents.
L'entrepôt assure l'essentiel des fonctions de bases : versionning, verrouillage, indexation, gestion des métadonnées, etc.
Les contenus sont mis à disposition des applications consommatrices via des API, qui peuvent être normées (JCR) ou non, et des protocoles d'échange de fichiers (WedDAV, FTP, CIFS, etc.).
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