Gérer un projet avec les outils Google

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Google Documents propose une suite d'outils bureautique en ligne qui permet de créer les documents les plus courants : texte, tableur, présentation, formulaire et dessin. Etant donné que chaque outil présente un fort intérêt, la structure de présentation de cette partie change légèrement de celle des autres.

Les documents sont organisés de la même manière que la boite e-mail à savoir par labels. Pour faciliter l'administration de vos document vous pouvez partager directement les "répertoires" définis par les labels.

De manière générale on dispose donc d'un espace illimité de sotckage de documents Google. Google supporte la conversion des formats courants (.doc, .xsl, .ppt, OCR sur les .pdf) directement vers les formats Google. Les documents Google peuvent quand à eux être exportés en PDF ou dans les formats courants. Pour les documents au format non supporté on peut stocker jusqu'à 1Go.

Document - Tableur - Presentation - Formulaire - Dessin

L'outil "Document" en bref

Surement l'outil le plus puissant de toute la suite. L'éditeur de texte permet la modification concurrente de son contenu sans aucune difficulté. Oui vous pouvez donc travailler à 2, 3, 10 sur un même support et voir toutes les modifications instantanément.

L'un des points forts de cet outil est de permettre la gestion des versions et l'historique des modifications effectuées par chacun ou même entre 2 sauvegardes. On peut ainsi vraiment suivre la vie du document et retrouver un travail perdu par mégarde.

Une petite fenêtre permet de savoir qui est connecté sur le document et de discuter avec les lecteurs/éditeurs actuels.

On peut sur chaque document définir des accès spécifiques simples : lecture, modification, propriétaire.

L'outil supporte différents styles ce qui permet d'autogénérer la table des matières. Il supporte aussi les tableaux et les signets.

Les fonctions essentielles ou appréciables du "Document" :

Les principaux reproches que l'on peut faire à "Document" :



Document - Tableur - Presentation - Formulaire - Dessin



L'outil "Tableur" en bref

Un outil efficace qui permet de faire bien des choses grâce aux formules. Seul petit hic le formattage par défaut des valeurs n'est pas facilement modifiable.

Une petite fenêtre permet de savoir qui est connecté sur le document et de discuter avec les lecteurs/éditeurs actuels.

On peut évidemment sécuriser les accès de chacun au document, mais le petit plus c'est qu'on peut placer la sécurité par onglet.

Ci-dessous une petite liste des fonctions vraiment essentielles ou appréciables du "Tableur" :

Les principaux reproches que l'on peut faire à "Tableur" :



Document - Tableur - Presentation - Formulaire - Dessin



L'outil "Présentation" en bref

L'outil permet de travailler en amont le contenu de la présentation. Toujours éditable de façon simultanée avec la fenêtre de discussion afin de partager les avis et de répartir le travail.

Quelques thèmes sont proposés par défaut. Je trouve que le rendu n'est pas spécialement abouti mais il permet de faire un support de présentation acceptable et de l'exploiter.

On peut sur chaque document définir des accès spécifiques simples : lecture, modification, propriétaire.

Outil simple faisant juste ce qu'il faut ! Je vous recommande cependant de soigner le rendu après sous PowerPoint par exemple si la communication se fait auprès d'un client important ou que vous accordez une certaine importance au rendu final.

Ci-dessous une petite liste des fonctions vraiment essentielles ou appréciables du "Présentation" :

Les principaux reproches que l'on peut faire à "Présentation" :



Document - Tableur - Presentation - Formulaire - Dessin



L'outil "Formulaire" en bref

Un petit gadget technologique très puissant et très utile si vous avez besoin de recueillir des informations, opinions, etc. Toutes les réponses sont reçues par e-mail et surtout centralisées dans un Tableur, libre à vous de faire vos analyses.

Un éditeur très ergornomique vous permet de créer graphiquement vos formulaires. Il supporte les différents types de champs que l'on peut espérer : texte, bloc texte, radio, case à cocher, liste déroulante, grille, échelle...

Il vous offre la possibilité de créer différentes pages et même il est capable de gérer des bifurcations dans votre formulaire en fonction de certaines réponses.

Vous disposez de plusieurs styles par défaut assez aboutis que vous pouvez paufiner à votre goût.

Ci-dessous une petite liste des fonctions vraiment essentielles ou appréciables du "Formulaire" :

Les principaux reproches que l'on peut faire à "Formulaire" :



Document - Tableur - Presentation - Formulaire - Dessin



L'outil "Dessin" en bref

Ce petit outil vient vous faciliter la vie lorsque vous souhaitez réaliser des schémas. Rien d'équivalent à Visio, mais c'est bien mieux que sur l'éditeur de texte.

Avec une petite palette de formes prédéfinies vous pouvez représenter ce que vous souhaitez. Grâce aux dernières évolutions les flèches peuvent enfin se coller aux formes, ce qui est fort pratique quand notre schéma bouge beaucoup.

Ci-dessous une petite liste des fonctions vraiment essentielles ou appréciables du "Dessin" :

Les principaux reproches que l'on peut faire à "Dessin" :