Gérer un projet avec les outils Google
Google Agenda 
L'outil en bref
La 1ère pièce de l'édifice dans votre projet. Il permet à chacun de savoir ce qui se déroule ou ce qui est à venir.
L'aganda vous permet de séparer les plannings de vos différents projets ou de votre vie privée. Il est internationnalisé et chacun voit donc les rendez-vous à l'heure locale qui le concerne. Fini les erreurs de compréhension !
Une liste des taches se superpose à votre agenda, vous pourrez la retrouver dans votre boite e-mail.
Vous êtes en mesure de définir le niveau de partage de vos agendas ce qui vous permet de mettre en place une délégation ou une simple vue libre/occupée.
Différents modes de visualisation permettent à chacun de se l'approprier selon ses habitudes. Par mois, par semaines, par 4 ou 5 jours ou encore une liste de vos activités.
Votre agenda personnel peut centraliser les rendez vous acceptés et ainsi vous permettre un récapitulatif journalier envoyé par e-mail à 5h du matin.
De nombreux systèmes de relance sont là pour vous assister : alertes sur la page, e-mail de rappel ou même envoi d'un sms pour ceux qui sont accrochés à leur téléphone.
Il faut un peu de temps pour prendre en main la saisie des évènements mais la lecture, l'utilisation et les rappels sont vraiment efficaces et agréables.
Les fonctions indipensables en projet
Ci-dessous une petite liste des fonctions vraiment essentielles ou appréciables :
- Agendas multiples
- Les niveaux de partage des agendas
- Agendas supportant le décalage horaire
- Refus automatique quand occupé / évite le partage avec tous les membres
- Récapitulatif du jour par e-mail
- Relances et alertes par e-mail/sms
- Les pièces jointes associées au rendez-vous
- Gestion des évènements récurrents
- Accessible hors ligne avec Google Gears
Les défauts et les manques
Gantt et planning d'activité - Rien
Vous l'avez peut être remarqué si c'est actuellement votre besoin premier on ne parle pas du tout de Gantt ou de planning d'activité. C'est parce que rien ne permet de gérer ce point dans les outils fournis par Google. Si avec un Google Docs et un labs vous êtes en mesure de faire quelque chose dans un tableur mais rien ne pouvant atteindre ce que l'on fait avec de vrais outils dédiés. Pour ce point tournez vous vers Gantt Project / MS Project ou d'autres solutions connnues.
Exposer ses disponibilités - Laborieux
C'est assez laborieux de permettre à tout le monde de voir ses disponibilités : au cas par cas... Ou alors le web entier. Du coup je vous recommande le labs de refus automatique lorsque vous êtes déjà occupé, c'est bien plus simple.
Utilisation en mode hors ligne - Lecture seule
Le tout web a son avantage, mais aussi ses inconvénients. Ici seulement une version de lecture de son planning est disponible pour les personnes ayant des difficultés à disposer continuellement d'internet lorsqu'ils travaillent. On aurait aimer pouvoir poser des rendez-vous et qu'ils soient automatiquement soumis lors de la connexion. Du coup, pas de planification pendant les périodes de creux comme le train.
Quelques autres points noirs
- L'ergonomie au clic parfois douteuse
- Le remplissage rapide des rendez-vous / tāches
- Le hors ligne n'est pas du tout sécurisé comme souvent