Le processus d'achat
Du point de vue du service des achats le cheminement, qui permettra d'arriver jusqu'à la conclusion d'un contrat commercial avec le soumissionnaire retenu, est le suivant :
La " Politique d'Achats " et les choix du " Segment d'achat " et de " Différenciation " de l'entreprise avec ses concurrents doivent découler sur le " choix des critères de sélection " des soumissionnaires.
A partir de ceux-ci, l'entreprise pourra alors définir précisément quels seront les " critères éliminatoires " et les conditions d' " homologation " des solutions proposées.
Dès lors, l' " appel d'offre " peut être lancé. Parallèlement au " suivi interne des fournisseurs " par le service Achats (collecte d'informations financières, qualitatives, etc.), la remise d'une première ébauche de la solution proposée permettra la " cotation et la présélection " des soumissionnaires à partir de toutes ces informations. De cette façon l'équipe projet pourra alors concentrer son travail de sélection sur les deux ou trois soumissionnaires restants.
Les soumissionnaires disposeront alors de plus de temps pour délivrer une solution détaillée et/ou maquettée avant la sélection définitive. Cette prestation peut donner lieu a un remboursement partiel des frais engendrés afin de permettre aux soumissionnaires de consacrer les ressources suffisantes à la production d'une solution " travaillée ". Au cours de cette période, les soumissionnaires pourront également être audités. Leur procédures qualités et leurs compétences techniques pourront alors être correctement évaluées. L' entrepreneur doit profiter de cette occasion pour vérifier, par des visites sur le terrain, des réalisation passées des différents soumissionnaires.
A l'issue de cette période, les soumissionnaires restant en course devront défendre leurs offres dans des conditions précisées par le client. Toutes les informations nécessaires à l'évaluation seront alors disponibles pour la " sélection définitive ". Nous verrons plus loin, les critères de sélection à retenir.
Enfin, lorsqu'un prestataire ou un fournisseur aura été retenu, les deux parties devront définir ensemble un glossaire commun de tous les termes employés pour la définition de la solution retenue. Ce document sera ensuite annexé au contrat qui sera conclu entre les deux parties.